Koraci koje treba pratiti prilikom organizacije festivala

U planiranje održavanja festivala se ulaže zaista mnogo vremena – od postavljanja ciljeva, pa do obezbeđivanja resursa i radne snage potrebnih za ostvarenje svega toga. Zato je vidna količina napora koja se ulaže u formiranje nečega ovoliko bitnog.

Upravo iz ovog razloga smo odlučili da vam olakšamo i gomilu zavrzlama svrstamo u određene kategorije predstavljene koracima koje treba pratiti. Ukoliko vas zanima na koji način se to organizuju veliki događaji poput festivala, pročitajte nastavak ovog teksta.

#1 Odredite svrhu samog festivala – tačno određena tematika je pola posla

Pre početka samog planiranja treba da odredite šta su vam konkretni ciljevi koji će vam služiti kao smernica za dalji rad. Informacije o organizaciji baš ovakvih događaja možete pronaći na https://eventplus.rs/, gde možete pogledati i kakve usluge nude, ukoliko vam je potrebna nekakva pomoć.

Neke od ideja koje možete pratiti ukolio želite da vaš festival bude što uspešniji su:

  1. Ugostite na festivalu određene popularne ljude iz one oblasti koja je vezana za vašu tematiku, kako biste privukli veći broj publike.
  2.  Pokušajte da napravite plan redovnog održavanja (primer: svakog leta, jednom u nekoliko meseci ili na isti datum svake godine).
  3. Pojačajte angažman svojih društvenih medija, te unajmite ljude za marketing.

Kada konačno odredite svoje sveobuhvatne ciljeve, treba da pređete na određivanje onih specifičnih ciljeva pomoću merljivih KPI-jeva (ključni pokazatelji učinka). Neki od primera su:

  1. Povećanje broja performansi (ili aktivnosti) za 20% u odnosu na prošlu godinu
  2. Povećati prodaju hrane i pića za 35%
  3. Prodati za 15% više karata u odnosu na prošli godinu

Nezavisno od prirode ciljeva vašeg festivala, treba da ih dokumentujete pre početka procesa planiranja događaja. Ovo je pravilo koje se prati da bi svi članovi tima imali predstvau o tome šta treba da urade da bi se zadaci obavili uspešno.

#2 Utvrdite tačan budžet za održavanje događaja – važna infomracija za nastavak planiranja

Kada ste odredili sve ciljeve potrebne za početak planiranja, došlo je vreme za formiranje raspoloživog budžeta na sve njih. U početku će se sigurno činiti da će sve ispasti mnogo jeftinije, ali kada se dođe do kraja računice to obično izgleda mnogo drugačije. 

Da bi vam bilo malo lakše, izdvojili smo listu uobičajenih stavki na koje treba da se obrati pažnja:

  1. Cena mesta održavanja festivala
  2. Cena određene vrste zabave (performanse i performeri)
  3. Ketering i logistički poslovi povezani sa istim
  4. Osoblje i menadžment
  5. Zdravstvene mere (službenici)
  6. Bezbednosne mere (iznajmljivanje bezbednosne opreme)

Pored ovih osnovnih stavki na red dolaze i sitnice koje odnose određenu količinu novca. Da se primetiti koliko je zaista mnogo vremena i sredstava potrebno za planiranje i formiranje jednog festivala.

Ukoliko dođe do toga da vam se budžet ne poklapa sa željama, moraćete da odredite prioritete zarad najboljeg kvaliteta događaja.

#3 Pronalazak mesta za održavanje festivala – jedna od najbitnijih stavki

Nakon određivanja budžeta treba da se pozabavite i pronalaskom mesta na kom želite da se festival održi. Sudeći prema vašoj ciljnoj demografskoj grupi, odredite koje mesto bi bilo najbolje za ovakvu vrstu akcije.

Treba da obratite pažnju na to da li je ta lokacija dostupna javnom prevozu i mnogobrojnim linijama, da li ima dovoljno parkinga za goste, da li veličina odgovara broju učesnika, kao i da li ima kapacitet za konstantan rast vašeg festivala. 

#4 Napravite marketinški plan – reklame su vrlo važne

Najvažnija stvar jeste da posedujete identičnu prodajnu ponudu u svim marketinškim porukama. Kada osmislite udicu koja će vas razlikovati od ostalih i naterati ljude da se odluče da poveruju baš vama, treba napokon startovati čitavu kampanju.

S obzirom na činjenicu da je za ovaj posao u marketingu potreban jako dobar stručnjak il ičak čitava grupa, najbolje bi bilo da, ukoliko nemate već, na preporuku dođete do onih najučenijih. Tako ćete biti sigurni da će sve proći u najboljem redu i da će vaš događaj biti na dobrom glasu.

#5 Angažovanje osoblja i tima volontera – svaki festival mora imati pripremljene timove za rad u sektorima

Upravljanje osobljem i volonterima je ključno za uspeh svakog događaja. Mora postojati osoba ili tim koji je zadužen za davanje zadataka ekipama u raznim sektorima.

Svaki sektor (ketering, marketing, logistika, itd..) mora imati konkretne zadatke koje treba da obavlja tokom festivala, kako bi se sve održalo u najboljem redu i kako bi organizacija bila maksimalno ispoštovana. 

S obzirom na sve navedeno gore, možemo zaključiti koliko je teško od početka do kraja sprovesti ovako veliki projekat u delo. Zato se nadamo da vam je naštekst bio od pomoći i da vam je olakšao put. 

Želimo vam mnogo sreće u daljem radu i, naravno, uspešno organizovan svaki događaj u budućnosti! 

Podeli sa prijateljima: